Ewout Fassaert werkt sinds 2,5 jaar als contractmanager bij Flux Contractmanagement en Procurement. Hij heeft een divers takenpakket: inhoudelijk werk bij de klant, gecombineerd met bijdragen aan de verbinding en ontwikkeling binnen Flux CP zelf. Voor klanten is hij momenteel actief op twee projecten in de energie-infrastructuu en op een bouwproject waar hij namens een onderaannemer de contractrelatie met de hoofdaannemer begeleidt.
Contractmanagement: wijzigen op een statisch document
Bij de twee energieprojecten gaat het om de opwaardering van een aantal hoogspanningsstations en een nieuwe ondergrondse kabelverbinding. Omdat de eindklant in beide gevallen dezelfde grote netbeheerder is en de contracten sterk gestandaardiseerd zijn, kan Ewout relatief makkelijk tussen de twee schakelen.
“Wat ik bij deze opdrachten voornamelijk doe, is wijzigingen doorvoeren, beheren, constateren en afwikkelen: kijken of iets past binnen een al bestaand contract.”
“Wat veel mensen zich niet beseffen: als aannemer en opdrachtgever een project overeenkomen, doe je dat op basis van een contract. En een contract is een heel statisch document omdat het overeengekomen wordt op het moment waarop de handtekening wordt gezet. Hoe groter het project, hoe groter de kans op wijzigingen ten opzichte van die startpositie, want in de realiteit blijkt vaak iets anders nodig te zijn dan eerder bedacht.”
Het Bahama’s-model
Op het bouwproject werkt Ewout met een heel ander type contract: een turnkey-overeenkomst, ook wel het ‘Bahama’s-model’ genoemd.
“Het idee achter een turnkey-overeenkomst is dat je als opdrachtgever letterlijk de sleutel omdraait als het project klaar is en in de tussentijd naar de Bahama’s gaat terwijl het project wordt gerealiseerd. Van tevoren leg je vast wat je wensen zijn en wat het kost. Daarna: geen bemoeienis, geen wijzigingen, geen controles, dat laat je zo veel als mogelijk aan de aannemer. Dat betekent veel risico en verantwoordelijkheid voor de aannemer, en de opdrachtgever betaalt daarvoor: je wordt ontzorgd.”
In de praktijk ligt dit project net iets genuanceerder: omdat er een hoogwaardig, esthetisch gebouw moet komen en de ingehuurde architect veel specifieke wensen heeft, blijft de opdrachtgever nauw betrokken bij het ontwerp. Dat vraagt tijdens de ontwerpfase om meer overleg en meer wijzigingen dan bij een klassieke turnkey-overeenkomst gebruikelijk is.
Precies dat maakt de opdracht voor Ewout interessant: de onderaannemer in kwestie en de hoofdaannemer werken al langer samen en willen dat graag voortzetten, maar kijken net anders aan tegen hoe het contract gemanaged moet worden. Voor Ewout ligt daar de uitdaging: schakelen tussen beide inzichten, zonder de samenwerking onder druk te zetten.
“Daar ligt mijn rol. Ik leg uit waarom je conform de overeenkomst moet werken, wat de risico’s zijn en wat de gevolgen zijn als je dat niet doet.”
“Ik vind het eigenlijk een hele interessante rol. Hier ben je echt adviseur, kun je echt van meerwaarde zijn door te voorkomen dat het project straks helemaal buiten budget en tijd valt, wat nu dreigt te gebeuren. En je voorkomt dat partijen die helemaal geen ruzie willen maken, dat toch gaan doen.”
De opdracht is nog maar twee maanden geleden gestart, dus hoe de onderhandelingsdynamiek zich verder ontwikkelt, moet nog blijken.
Liever meebouwen dan repareren
Ewout licht toe dat je op verschillende momenten in een project kunt instappen: aan de voorzijde, halverwege, of eigenlijk pas aan het einde wanneer het vooral claimmanagement betreft.
“Vaak word ik geplaatst op het moment dat het misgaat: als partijen al in de realisatiefase zitten en er iets mis dreigt te gaan. Het zou fijner zijn als ik er aan de voorzijde bij kan komen en dat is bij de energieprojecten wel het geval: daar zit ik er al vanaf de start van de realisatiefase bij, om gelijk de juiste dingen te doen en te voorkomen dat het misgaat.” Dat is natuurlijk ook in het belang van de klant.”
Van vechtersklussen naar relatiegericht contractmanagement
Sinds hij bij Flux werkt (2,5 jaar), heeft Ewout een duidelijke ontwikkeling doorgemaakt in hoe hij zijn vak invult.
“Voordat ik hier kwam, heb ik voornamelijk op echte vechtersklussen gezeten: projecten waarbij aannemer en opdrachtgever het niet met elkaar eens zijn, en dat ook niet meer worden door een blijvend verschil van inzicht. Dan word ik door de aannemer ingehuurd om echt de harde kant van het contractmanagement te doen: vastleggen, communiceren, waarschuwen, claimen.”
“Nu zit ik op klussen waar samenwerking heel hoog in het vaandel staat. Dan gaat het meer om het voorkomen van problemen door goed met de contractmanager van de andere partij in gesprek te gaan en begrip te creëren door elkaars belangen uit te wisselen en te doorgronden. Dan resulteert in een situatie waarbij je veel minder hard in de wedstrijd zit en samen op een constructieve manier op zoek gaat naar oplossingen.
Zelf noemt hij het “In plaats van de harde contractmanagementrol kant van contractmanagement naar meer relatiegerichte vorm van contractmanagement”.
Meebouwen aan een jonge organisatie
Naast zijn werk bij klanten heeft Ewout ook een ontwikkelrol binnen Flux CP zelf, dat nog een jonge afdeling is en waar nog niet alle processen gestandaardiseerde zijn.
“We willen wel dat alle adviseurs bij CP op dezelfde manier werken, en daarin kan ik helpen met de ontwikkeling: collega’s dingen bijbrengen, ervaring delen. Dat vind ik heel leuk om te doen. Ook als je geen junior op een project meekrijgt, kun je nog steeds je ervaring delen op vrijdag, in Diemen.”
Waarom Flux
Voordat Ewout bij Flux kwam, was hij projectmanager en afdelingshoofd bij TBI Comfort Partners. Toen de tak waar ik werkte werd opgeheven, moest hij op zoek naar een nieuwe baan en een nieuwe richting.
“Ik vroeg mezelf af: wil ik echt afdelingshoofd zijn, projectmanager, eindverantwoordelijk? Of wil ik terug naar de rol die ik altijd al heel leuk heb gevonden: consultant, contractmanager, claimmanager, adviseur? Ik heb toen een bewuste keuze gemaakt om terug te gaan naar die rol.”
Bij zijn keuze voor Flux was hij aanvankelijk sceptisch over de cultuur die andere kandidaten en collega’s beschreven.
“Vooraf ben ik altijd wat sceptisch, want het zijn maar woorden het kan zomaar een lege huls zijn. Maar ik heb hier bij Flux gezien dat het echt is. De professionaliteit, maar ook gewoon de gezelligheid en de sfeer met elkaar.”
Ewout is ongeveer één dag per week (vrijdag) op het Flux-kantoor in Diemen, de rest van de tijd is hij bij de klant.
“Ik ben heel graag inhoudelijk bezig bij de klant. En als je dan ook nog één dag in de week bij Flux bent, voor de verbinding en de ontwikkeling van Flux zelf dat is voor mij een prima combinatie, een goede balans.”
“Voor Ewout draait zijn werk uiteindelijk om één ding: de klant helpen door een probleem te voorkomen of op te lossen. Voorkomen is beter dan genezen, bij voorkeur door middel van goede samenwerking tussen partijen. Maar in sommige gevallen heerst een blijvend verschil van inzicht waardoor de klant het beste geholpen kan worden door de harde vorm van contractmanagement. In de meeste gevallen resulteert ook deze aanpak uiteindelijk in een verbetering van de samenwerking.”
