Elke tender een nieuwe tak van sport

Sinds vijf jaar werkt Michelle Koopmans als adviseur tendermanagement bij Flux. In die rol adviseert ze aannemers bij het schrijven van het kwalitatieve deel van een aanbesteding: samen de strategie bepalen, de uitvraag doorgronden en er een winnend plan van maken. Inmiddels telt ze 29 projecten, van asfaltonderhoud en bruggen tot gebiedsontwikkelingen en dijkversterkingen. 

Daarbij challenged ze aannemers voortdurend op één vraag: sluit het ambitieniveau dat we bieden ook echt aan bij wat de opdrachtgever wil? 

“We kunnen prima opschrijven dat we een half jaar korter bezig zijn door de omgeving vierkant dicht te zetten, maar als de opdrachtgever als doel heeft dat er zo min mogelijk omgevingshinder is, dan sla je de plank mis. Onze kracht zit juist in het helemaal doorgronden van wat een opdrachtgever wil lezen en horen.”

Praktisch team, visionaire klant
Geen twee opdrachtgevers zijn hetzelfde, merkt Michelle: Veel klanten zitten praktisch in de wedstrijd en leggen de focus bij op oplossingen voor inhoudelijke uitdagingen die zij zien. Het zijn ervaren vakmensen die technische knelpunten feilloos kennen. 

“Vanuit de uitvraag wilde de opdrachtgever weten: hoe blijft de omgeving bereikbaar? De aannemer had de focus op hoe gaat we het werkt binnen de gestelde doorlooptijd uitvoeren? Omdat dat niet altijd op elkaar aansluit is de uitdaging het team verder te laten denken dan alleen de techniek.”

Bij grotere projecten voor waterschappen en gebiedsontwikkeling is de dynamiek juist omgekeerd. Daar schuift regelmatig een landschapsarchitect aan. 

“Dat zijn soms lastige mensen om te lezen. Het zijn creatieve mensen die op een andere manier formuleren wat ze bedoelen. Het is heel visiegericht: niet ‘we willen dat je deze planningsmijlpaal haalt’, maar ‘we willen een oase creëren’. En hoe je daar dan invulling aan geeft, is weer totaal anders.”

Alles wat met water te maken heeft
Van alle projecttypes zijn dijkversterkingen Michelles favoriet. Een voorbeeld daarvan speelde in Limburg: een maatschappelijke opgave met een lastig spanningsveld – bewoners die net overstromingen hadden meegemaakt wilden droge voeten, maar waren tegelijk vaak tegen de dijkversterking omdat het hun uitzicht beperkte. Dat leidt regelmatig tot bezwaarprocedures met omgevingspartijen. 

“Hoe je dan toch, door werkzaamheden slim te  plannen en te combineren,een realistische planning en tijd voor vergunningenprocedures kan bieden, dat spanningsveld vind ik gewoon heel interessant.”

Hetzelfde geldt voor de KRW-opgaven die ze het afgelopen jaar deed: aanbestedingen in het kader van de Europese Kaderrichtlijn Water. 

“Er geldt een hele strikte deadline vanuit Europa: in 2028 moet het af zijn. Maar de aanbestedingen komen laat op de markt, terwijl trajecten met de omgeving nog doorlopen moeten worden. Dan kun je met het team creatief nadenken: hoe bieden we zoveel mogelijk flexibiliteit, zonder onszelf helemaal klem te zetten? Het doel staat vast, je moet het halen.”

Elke tender een nieuwe tak van sport
Sommige projecten zijn super technisch en hebben een scope waar Michelle nog geen kennis van heeft. Dan duurt het wel een paar meetings voordat dat zij de inhoudelijke gesprekken kan volgen. 

“Op een gegeven moment begin je de afkortingen een beetje te begrijpen, en dan denk je: oh, ik heb toch wel iets geleerd. Zeker als de klant dan zegt: oh knap, dat je zo snel de inhoud oppakt. Het is gewoon heel goed voor je algemene kennis.”

Van meezwemmen naar gestructureerde kennisdeling
Toen Michelle bij Flux begon, was tendermanagement een klein team, met korte lijnen tussen collega’s. 

“Ik heb veel geleerd door gewoon te doen, af en toe een beetje zwemmen, maar wel met iemand langs de kant die meekeek.”

Inmiddels is Flux flink gegroeid, en dat vraagt om een andere manier van werken. Waar het vroeger in een klein team vanzelf ging, stuurt de organisatie nu bewuster en actiever op kennisdeling. Michelle vindt het leuk om hierover mee te denken en maakt hier een groot onderdeel van uit.  

Meer dan alleen de inhoud
Na vijf jaar dezelfde baan vervelen de meeste mensen zich weleens, bij Michelle is dat nog niet gebeurd. 

“Ik denk dat dat door de diversiteit aan projecten komt. Als ik altijd hetzelfde project had gehad, was ik op een gegeven moment wel verveeld geraakt.”

‘’Door het werk als adviseur krijg ik iedere tender weer een inkijkje bij andere organisatie’s, en dan denk ik: We hebben het bij Flux toch wel goed voor elkaar. Iedereen is fanatiek en wil het beste eruit halen. ‘’

Wat ze verder nog zou willen doen? De landelijke opgave voor renovatie en vervanging van bruggen in Nederland. Maar volgens Michelle draait haar ambitie niet om één specifiek onderwerp. 

“Wat mij meer drijft is een goed team. Idealiter doe ik een keer een project met een team van Flux-tenderaars, samen met een gemotiveerd klantteam dat net zo diep in de materie zit. Dan kun je een complexe opgave écht helemaal doorgronden. Het liefst water-gerelateerd, dat vind ik altijd leuk.”

Die combinatie, telkens een nieuw vakgebied doorgronden, en dat het liefst met een sterk team, is precies wat Michelle na vijf jaar en 29 projecten nog altijd energie geeft in haar werk bij Flux Partners.